会議への参加と文字化
2025年01月31日
多くの方を前にして話をするとき、原稿を準備していても突然頭の中が真っ白になり、何を話しているのか自分でもわからない状況を部下の結婚式の祝辞で経験したことがあります。結果的に、途中からなんとか役割を務めることが出来たのですが、事前に準備していても起こりうることだと考えています。編集人は経営者から「無駄だと思う会議への出席を断る」ことを許されていましたが、人を見る目を養うには会議と言う場は重要だと思っています。 会議に良い点は、発言することが重要(わかりやすく、進展させる)であり、参加者の共感を呼び込むことに繋がります。また、話の内容次第では誠実さは出世に繋がる(利他)、組織に有益性をもたらす、議論が的を射ていれば対話と信頼関係などを築くことができる一方で、軋轢は建設的な意見を醸成するきっかけにはならない、その場の雰囲気に流されて人事権行使をする危険性も秘めています。
編集人は出席する会議の2~3日前から当日用の資料の読み込みを行っていました。具体的には、シャワーを浴びている最中にひとり想定問答を浴室内で独り言のように繰り返していました。目的は理路整然とはいかなくても自分の考えを纏め上げることにあり、最悪の事態を想定しながらシナリオを複数作り上げていたのです。そのきっかけとなったのは、ある所属企業の株主総会で代表取締役が特殊株主とのやりとりを行った際、事前に準備したシナリオを無視して誘導尋問のごとく、本来回答しなくても良いことを話し始めたことにあります。同席の株主総会進行を助けてくれる弁護士も半ばあきれていたような状態でした。簡単に言えば、特殊株主の方が1枚も2枚も上手だったと言えるでしょう。
その他に会議での発言や説明資料の作成で気を付けていたことは、24単語(英語の場合)または120文字程度の文面にしておき、キーラインメッセージを加えることで、相手が理解しやすいように、難解な長文や論文調になることを防いでいました。